Xestión documental dentro do ERP, non noutra ferramenta
Odoo Documentos organiza os arquivos da túa empresa en cartafoles con etiquetas e permisos, e vincúlaos aos rexistros de Odoo: un contrato co seu cliente, un albará co seu pedido, unha factura de provedor co seu asento.
Ademais de almacenar, automatiza: desde un documento pódese crear unha factura, unha tarefa ou unha solicitude de sinatura.
Funcións clave de Odoo Documentos
Os documentos onde se usan, con control de acceso e trazabilidade.
Cartafoles e subcartafoles
Estrutura por departamento ou proceso, con etiquetas para clasificar e filtrar.
Permisos por cartafol
Quen pode ver, editar ou compartir cada espazo, con usuarios internos, contactos ou mediante ligazón.
Vinculación con rexistros
Cada documento asóciase a un cliente, pedido, produto ou empregado e aparece na súa ficha.
Accións automáticas
Converter un PDF en factura de provedor, crear unha tarefa ou enviar a asinar.
Versións e actividades
Historial de versións, comentarios e actividades programadas sobre cada arquivo.
Captura por correo electrónico e escáner
Cada cartafol ten un enderezo de correo: o que chega arquívase automaticamente.
Do correo do provedor á factura contabilizada
Un caso habitual: as facturas de provedor chegan por correo ao cartafol de contabilidade, o OCR extrae os datos e o contable convérteas en facturas de Odoo desde a mesma pantalla. O PDF queda ligado ao asento para sempre.
O mesmo serve para contratos, certificados de calidade, planos ou documentación de maquinaria.
Implantación de Odoo Documentos con Anubía
Deseñamos os cartafoles e permisos segundo o teu organigrama, migramos a documentación existente e configuramos as accións automáticas máis útiles para o teu equipo. En empresas industriais é especialmente útil para planos e certificados ligados con Fabricación e Inventario.
Se necesitas fluxos específicos, o equipo de desenvolvemento engádeos.
Xestión documental en Odoo: que problema resolve
En moitas empresas os documentos viven no correo de quen os recibiu, nun cartafol compartido e, con sorte, anexados no ERP. Cando alguén busca o contrato dun cliente ou o certificado dun lote, comeza a procura. A xestión documental de Odoo dá un único lugar aos arquivos de negocio, ligados aos rexistros aos que pertencen.
A diferenza cun disco na nube é que Odoo Documentos sabe que é cada arquivo e que facer con el: unha factura de provedor acaba en contabilidade, un documento de persoal na ficha do empregado e un plano no proxecto que o necesita.
Como se organizan os documentos en Odoo
Cartafoles e etiquetas
En Odoo 18 todo se ordena en cartafoles (as versións anteriores chamábanlles espazos de traballo), cunha zona de empresa e unha unidade persoal para cada usuario. As etiquetas permiten clasificar por tipo, estado ou cliente sen multiplicar cartafoles.
Accións e automatizacións
Cada cartafol pode ter accións propias: crear unha factura de provedor a partir dun PDF, engadir etiquetas, programar unha actividade ou enviar o arquivo a outro cartafol.
Permisos e compartir
Cada cartafol ou arquivo compártese con permiso de lectura ou de edición, con usuarios internos ou mediante ligazón. Os contactos externos, como clientes ou a túa asesoría, só poden consultar o que lles compartes.
Dixitalización de facturas e sinatura de documentos
A función máis usada de Documentos está no cartafol de finanzas. As facturas de provedor chegan por correo ao enderezo do cartafol, e desde alí créase a factura e envíase a dixitalizar: o servizo de dixitalización de Odoo, baseado en intelixencia artificial, le o provedor, as datas, os importes e os impostos, e o contable só revisa e valida. Págase á parte con créditos de Odoo, así que convén estimar o volume.
Para os tíckets e gastos dos empregados, a dixitalización faise desde Odoo Gastos, normalmente desde o móbil. E cando un documento necesita sinatura, como un contrato, un orzamento ou unha autorización, envíase á app Sinatura de Odoo, que tamén é de Enterprise; o documento asinado volve ao seu cartafol.
Integración con Contabilidade, RRHH e Proxectos
Desde os axustes de Documentos actívase a centralización por aplicación, e os arquivos novos de cada área van sos ao seu cartafol:
Contabilidade: cartafol de finanzas, con subcartafoles por diario se o necesitas, e cada PDF ligado á súa factura.
Recursos humanos e nóminas: contratos, documentación do empregado e nóminas, con permisos restrinxidos ao equipo de persoal.
Proxectos: un cartafol por proxecto, que se pode compartir co cliente.
Fabricación e inventario: planos, fichas técnicas e certificados ligados a produtos, ordes ou lotes.
Ollo: só afecta aos arquivos novos; o que xa estaba anexado a rexistros antigos non se move.
Odoo Documentos é Enterprise: alternativas en Community
Documentos é exclusiva de Odoo Enterprise; non existe en Community. Sen ela tes estas opcións:
Anexos estándar. En Community calquera rexistro (pedido, factura, produto, empregado) admite anexos no seu historial, e Odoo indexa o contido dos PDF para poder buscar por texto.
Módulos OCA de xestión documental. A comunidade OCA mantén para a versión 18 un sistema documental propio (dms), con directorios, permisos e campos para mostrar documentos dentro dun rexistro. Non inclúe a dixitalización nin a integración con Sinatura.
Odoo Enterprise. Se buscas dixitalizar facturas, automatizar cartafoles e asinar sen saír do ERP, Documentos compensa. Os prezos das licenzas están na páxina oficial de Odoo.
Implantamos Odoo Community e Enterprise, e axudámoste a decidir cos teus volumes reais na fase de consultoría de Odoo.
Como formulamos a xestión documental con Odoo
Inventario de documentos. Que tipos de arquivo manexades, quen os xera, quen os consulta e canto tempo hai que conservalos.
Estrutura e permisos. Poucos cartafoles, ben pensados, e etiquetas para o resto. Os permisos defínense por equipo, non persoa a persoa.
Automatizacións con retorno. Comezamos pola entrada de facturas de provedor e os documentos de persoal.
Erros habituais
Copiar en Odoo a estrutura de cartafoles do servidor antigo, con todos os seus niveis.
Dar permisos de edición a todo o mundo e descubrir despois que se borran ou moven arquivos.
Activar a dixitalización sen revisar o consumo de créditos nin quen valida as facturas.
Todo isto forma parte da nosa implantación de Odoo, e despois seguimos ao teu lado co soporte.
Preguntas frecuentes sobre Odoo Documentos
Podo compartir documentos con clientes ou provedores externos?
Si, compartindo un cartafol ou un arquivo con permiso de só lectura, cun contacto concreto ou mediante ligazón, ou a través do portal de Odoo.
Substitúe a Google Drive ou a un servidor de arquivos?
Para a documentación de negocio si, coa vantaxe de estar ligada aos rexistros do ERP.
Hai límite de espazo?
Depende do aloxamento; en servidores propios ou en Odoo.sh dimensiónase segundo o volume.
Odoo Documentos está na versión Community?
Non, é unha app de Odoo Enterprise. En Community podes usar os anexos estándar de cada rexistro ou os módulos de xestión documental da OCA.
Odoo Documentos ten OCR?
Odoo ofrece a dixitalización de facturas con intelixencia artificial: extrae os datos do PDF e crea o borrador da factura. É un servizo de pagamento por uso que se contrata con créditos de Odoo.
Podo pasar os meus cartafoles de Google Drive ou dun servidor a Odoo?
Si. Súbense por lotes aos cartafoles que se definan; o recomendable é aproveitar a migración para ordenar e non copiar tal cal a estrutura antiga.
Podo asinar documentos desde Odoo Documentos?
Si, enviándoos á app Sinatura de Odoo Enterprise. Cando todas as partes asinan, o documento asinado queda gardado en Odoo.
Os teus documentos están repartidos entre correos e cartafoles?
Ensinámosche como centralizalos en Odoo Documentos.