Gestión documental dentro del ERP, no en otra herramienta
Odoo Documentos organiza los archivos de tu empresa en carpetas con etiquetas y permisos, y los vincula a los registros de Odoo: un contrato con su cliente, un albarán con su pedido, una factura de proveedor con su asiento.
Además de almacenar, automatiza: desde un documento se puede crear una factura, una tarea o una solicitud de firma.
Funciones clave de Odoo Documentos
Los documentos donde se usan, con control de acceso y trazabilidad.
Carpetas y subcarpetas
Estructura por departamento o proceso, con etiquetas para clasificar y filtrar.
Permisos por carpeta
Quién puede ver, editar o compartir cada espacio, con usuarios internos, contactos o mediante enlace.
Vinculación con registros
Cada documento se asocia a un cliente, pedido, producto o empleado y aparece en su ficha.
Acciones automáticas
Convertir un PDF en factura de proveedor, crear una tarea o enviar a firmar.
Versiones y actividades
Historial de versiones, comentarios y actividades programadas sobre cada archivo.
Captura por email y escáner
Cada carpeta tiene una dirección de correo: lo que llega se archiva automáticamente.
Del correo del proveedor a la factura contabilizada
Un caso habitual: las facturas de proveedor llegan por email a la carpeta de contabilidad, el OCR extrae los datos y el contable las convierte en facturas de Odoo desde la misma pantalla. El PDF queda enlazado al asiento para siempre.
Lo mismo sirve para contratos, certificados de calidad, planos o documentación de maquinaria.
Implantación de Odoo Documentos con Anubía
Diseñamos las carpetas y permisos según tu organigrama, migramos la documentación existente y configuramos las acciones automáticas más útiles para tu equipo. En empresas industriales es especialmente útil para planos y certificados enlazados con Fabricación e Inventario.
Si necesitas flujos específicos, el equipo de desarrollo los añade.
Gestión documental en Odoo: qué problema resuelve
En muchas empresas los documentos viven en el correo de quien los recibió, en una carpeta compartida y, con suerte, adjuntos en el ERP. Cuando alguien busca el contrato de un cliente o el certificado de un lote, empieza la búsqueda. La gestión documental de Odoo da un único lugar a los archivos de negocio, enlazados a los registros a los que pertenecen.
La diferencia con un disco en la nube es que Odoo Documentos sabe qué es cada archivo y qué hacer con él: una factura de proveedor acaba en contabilidad, un documento de personal en la ficha del empleado y un plano en el proyecto que lo necesita.
Cómo se organizan los documentos en Odoo
Carpetas y etiquetas
En Odoo 18 todo se ordena en carpetas (las versiones anteriores las llamaban espacios de trabajo), con una zona de empresa y una unidad personal para cada usuario. Las etiquetas permiten clasificar por tipo, estado o cliente sin multiplicar carpetas.
Acciones y automatizaciones
Cada carpeta puede tener acciones propias: crear una factura de proveedor a partir de un PDF, añadir etiquetas, programar una actividad o enviar el archivo a otra carpeta.
Permisos y compartir
Cada carpeta o archivo se comparte con permiso de lectura o de edición, con usuarios internos o mediante enlace. Los contactos externos, como clientes o tu asesoría, solo pueden consultar lo que les compartes.
Digitalización de facturas y firma de documentos
La función más usada de Documentos está en la carpeta de finanzas. Las facturas de proveedor llegan por correo a la dirección de la carpeta, y desde allí se crea la factura y se envía a digitalizar: el servicio de digitalización de Odoo, basado en inteligencia artificial, lee el proveedor, las fechas, los importes y los impuestos, y el contable solo revisa y valida. Se paga aparte con créditos de Odoo, así que conviene estimar el volumen.
Para los tickets y gastos de los empleados, la digitalización se hace desde Odoo Gastos, normalmente desde el móvil. Y cuando un documento necesita firma, como un contrato, un presupuesto o una autorización, se envía a la app Firma de Odoo, que también es de Enterprise; el documento firmado vuelve a su carpeta.
Integración con Contabilidad, RRHH y Proyectos
Desde los ajustes de Documentos se activa la centralización por aplicación, y los archivos nuevos de cada área van solos a su carpeta:
Contabilidad: carpeta de finanzas, con subcarpetas por diario si lo necesitas, y cada PDF enlazado a su factura.
Recursos humanos y nóminas: contratos, documentación del empleado y nóminas, con permisos restringidos al equipo de personal.
Proyectos: una carpeta por proyecto, que se puede compartir con el cliente.
Fabricación e inventario: planos, fichas técnicas y certificados enlazados a productos, órdenes o lotes.
Ojo: solo afecta a los archivos nuevos; lo ya adjunto a registros antiguos no se mueve.
Odoo Documentos es Enterprise: alternativas en Community
Documentos es exclusiva de Odoo Enterprise; no existe en Community. Sin ella tienes estas opciones:
Adjuntos estándar. En Community cualquier registro (pedido, factura, producto, empleado) admite adjuntos en su historial, y Odoo indexa el contenido de los PDF para poder buscar por texto.
Módulos OCA de gestión documental. La comunidad OCA mantiene para la versión 18 un sistema documental propio (dms), con directorios, permisos y campos para mostrar documentos dentro de un registro. No incluye la digitalización ni la integración con Firma.
Odoo Enterprise. Si buscas digitalizar facturas, automatizar carpetas y firmar sin salir del ERP, Documentos compensa. Los precios de las licencias están en la página oficial de Odoo.
Implantamos Odoo Community y Enterprise, y te ayudamos a decidir con tus volúmenes reales en la fase de consultoría de Odoo.
Cómo planteamos la gestión documental con Odoo
Inventario de documentos. Qué tipos de archivo manejáis, quién los genera, quién los consulta y cuánto tiempo hay que conservarlos.
Estructura y permisos. Pocas carpetas, bien pensadas, y etiquetas para el resto. Los permisos se definen por equipo, no persona a persona.
Automatizaciones con retorno. Empezamos por la entrada de facturas de proveedor y los documentos de personal.
Errores habituales
Copiar en Odoo la estructura de carpetas del servidor antiguo, con todos sus niveles.
Dar permisos de edición a todo el mundo y descubrir después que se borran o mueven archivos.
Activar la digitalización sin revisar el consumo de créditos ni quién valida las facturas.
Todo ello forma parte de nuestra implantación de Odoo, y después seguimos a tu lado con el soporte.
Preguntas frecuentes sobre Odoo Documentos
¿Puedo compartir documentos con clientes o proveedores externos?
Sí, compartiendo una carpeta o un archivo con permiso de solo lectura, con un contacto concreto o mediante enlace, o a través del portal de Odoo.
¿Sustituye a Google Drive o a un servidor de archivos?
Para la documentación de negocio sí, con la ventaja de estar enlazada a los registros del ERP.
¿Hay límite de espacio?
Depende del alojamiento; en servidores propios o en Odoo.sh se dimensiona según el volumen.
¿Odoo Documentos está en la versión Community?
No, es una app de Odoo Enterprise. En Community puedes usar los adjuntos estándar de cada registro o los módulos de gestión documental de la OCA.
¿Odoo Documentos tiene OCR?
Odoo ofrece la digitalización de facturas con inteligencia artificial: extrae los datos del PDF y crea el borrador de la factura. Es un servicio de pago por uso que se contrata con créditos de Odoo.
¿Puedo pasar mis carpetas de Google Drive o de un servidor a Odoo?
Sí. Se suben por lotes a las carpetas que se definan; lo recomendable es aprovechar la migración para ordenar y no copiar tal cual la estructura antigua.
¿Puedo firmar documentos desde Odoo Documentos?
Sí, enviándolos a la app Firma de Odoo Enterprise. Cuando todas las partes firman, el documento firmado queda guardado en Odoo.
¿Tus documentos están repartidos entre correos y carpetas?
Te enseñamos cómo centralizarlos en Odoo Documentos.